会計事務所向けのOCR-会計プロセスをサポートする効果的なツール

サービス事業

会計サービス市場は絶えず成長しています。価格と競合する新しい会計事務所が設立されたため、会計サービスの価格は大幅に上昇しません。したがって、日常的に会計および簿記サービスを扱う企業は、リアルタイムでお金を節約できる新しいソリューションを探しています。その1つが会計事務所のOCR機能です。

会計事務所のOCR

最初に、略語OCRは光学式文字認識の略であると説明する価値があります。そのタスクは、スキャンされたドキュメントまたは写真からテキストを認識することです。これは、パターン認識(人工知能として分類される)の分野での方法の使用のおかげで可能です。 OCR請求書のスキャンは、次のような請求書の関連要素を読み取ることで構成されます。

  • 請負業者のデータ、
  • 請求書番号、
  • 発行日、
  • 支払期限、
  • VAT率、
  • 純額、VAT、総額。

このような方法で読み取られたデータは、検証して適切なアカウンティングスキームを選択するだけで済みます。したがって、人間の作業はもはや面倒なデータ入力ではなく、特定のドキュメントをどのように説明するかについての知識にのみ基づいています。

OCR請求書のスキャン

オフィスワーカーがクライアントから紙の文書を受け取ると、彼らは自分でそれらをスキャンします。この場合、テキスト認識機能を備えた経理部用のスキャナーが必要です(現在、多くのスキャナーにはこのオプションが標準装備されています)。能力の低い従業員は、ドキュメントの作成とスキャンに従事する場合があります。

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経理部のクライアントによる請求書のスキャン

顧客は、紙の文書を提供したり、スキャン済みのファイルを送信したりすることをますます望んでいません。会計士がすべてのドキュメントをまとめて1つまたは2つのファイルを受け取ると非常に便利です。たとえば、クライアントが異なる電子メールメッセージで30個のファイルを送信する場合はさらに困難になります。この場合、適切な作業の編成が非常に重要です。 mojebiuro24.pl Webサイトで作業している会計士は、継続的にファイルをシステムに添付し、月末以降にすべてのファイルを選択して、ワンクリックでそれらを読んで予約するように注文できます。

さらに一歩進んだ場合、会計士の仕事はさらに簡単になります。つまり、会計事務所は「バックグラウンドで」機能する自動OCRを使用できます。これは、顧客が会計システムに接続されたDropboxディスクにドキュメントを配置し、マシンが独立してデータを処理し、追加の会計干渉なしに経費のドラフトを作成するという事実にあります。このおかげで、経理部の従業員は、基本的なOCRの場合にデータを処理するために必要な時間を節約できます。時間の節約は、1日を通してより多くの顧客と効率テストで見ることができます。

写真の形で請求書を提供する

現代の顧客の間でますます人気が高まっている別のオプションは、camskannerやMicrosoft Office Lens(プログラムはAndroidとiOSで利用可能)などのアプリケーションを使用して電話で請求書をスキャンし、GoogleドライブまたはDropboxのフォルダーに送信することです。会計システムと統合されています。スキャンアプリケーションは、写真が間違った角度で撮影された場合に、ドキュメントを明るくしたり、スキャンをまっすぐにしたりするのに便利です。これにより、自動請求書認識がより効果的になります。

経理部での最適なOCRワークフロー

カスタマーサービスには2つのケースがあります。顧客が紙のドキュメントを提供するか、会計ドキュメントのスキャンと写真を一度に送信するかです。

電子形式の文書

  1. クライアントはドキュメントをスキャンし、ファイルを自分のGoogleドライブまたはDropboxに配置します
  2. 会計士は翌月の初めにすべてのファイルを選択し、OCRを介して読み取るためにそれらを送信します。投稿された各ドキュメントは、自動的にクライアントのディスクの特別なアーカイブに送られます。そのおかげで、ドキュメントの1つを省略したり、二重に投稿したりしても間違いはありません。自動OCRを使用している場合は、このステップをスキップして次のステップに進むことができます。これにより、会計士の介入なしに経費のドラフトが作成されます。
  3. 会計士はデータの正確さをチェックし、適切な会計スキームを選択するだけです
  4. ドキュメントは完全に電子形式でアーカイブされます

紙の文書

  1. クライアントがドキュメントを提供します
  2. ドキュメントは、経理部の従業員によって並べ替えられ、スキャンされます
  3. スキャンされたファイルは、自動請求書認識が行われる会計システムにダウンロードされます
  4. 会計士はデータの正確さをチェックし、適切な会計スキームを選択するだけです
  5. ドキュメントは完全に電子形式でアーカイブされ、クライアントは紙のバージョンを返却できます

請求書を読むためのプログラム

現在、請求書を読むことができる多くの外部プログラムがあります。多くの場合、選択した会計システムにインポートするオプションもあります。ただし、より便利なソリューションは、請求書の自動入力です。これは、会計システムに直接接続された機能です。最高の会計システムだけがそのような解決策を持っています。このタイプの機能の利点は次のとおりです。

  • ファイルを外部のWebサイトに添付し、それらを会計システムにインポートすることに関連する追加のアクティビティを実行する必要はありません。
  • クライアントが継続的に請求書スキャンを会計システムに追加する可能性、
  • 請求書スキャンを含むファイルがすでに会計システムに追加されている限り、タブレットや電話などのモバイルデバイスからのOCRサポートもあります。

会計事務所のOCRと節約

会計ソフトウェアへの請求書をスキャンすることで、実際の節約が可能になります。まず、ドキュメントのスキャンを使用するお客様の場合、それらを印刷する必要はありません。自動請求書認識により、紙のバージョンを作成する必要性を回避する会計プロセスを開発できます。これは、トナー、紙の節約、およびオフィス機器の使用の削減につながります。

経理部向けのOCR機能の2つ目の利点は、手動でデータを入力するために優秀な人材を関与させる必要がないことです。会計士は、会社をより早く決済したり、同時により多くの会社にサービスを提供したりすることができます。 OCR機能を使用すると、1時間に約400件の請求書を処理できます。モニター画面から目の前の紙の書類を時々見る必要がないので、投稿自体はそれほど疲れません。

データ入力のリアルタイムの節約をテストするには、データを手動で入力してから自動的に請求書を入力するまでの1会計日を試す必要があります。通常、手動でデータを入力する際の疲労感、したがって起こりうる間違いは、通常、数時間の作業後に現れることを考慮に入れる必要があります。

節約のもう1つの例は、入力されたデータのエラーのリスクを最小限に抑えることです。データをすばやく書き換える場合、「ワンゼロ」の量を間違えることは難しくありません。ただし、JPK VATファイルを毎月送信する義務が発効したため、文書番号自体に誤りがあるため、修正する必要があります。 OCR機能を使用して請求書を転記することで、このような問題を最小限に抑えることができます。

オフィスの所有者は、キャビネットが書類で溢れていることを心配する必要もありません。アーカイブ全体は、24時間年中無休でアクセスできる会計システムにあります。

完全な電子ドキュメントワークフロー

経理部のOCR機能のおかげで、すべての文書を電子版に転送することができます。クライアントがスキャンの形式でドキュメントを配信する場合、作業のどの段階でもドキュメントを印刷する必要はありません。ファイルは会計システムに添付され、OCRによる処理用にマークされて投稿されます。転記された各経費の下に、いつでもプレビューできるようにソースドキュメントのスキャンがあります。一方、会計事務所が転記された文書の二重検証を使用する場合、税チェックオプションのおかげで、チェック担当者は請求書のスキャンのみを処理することもできます。