ドキュメントと会計バウチャーを適切に保存する方法は?

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会社の口座を個人的に保管する場合、納税者は税務台帳を保管する機能に加えて、文書と会計証拠を適切に保管する必要があります。会計バウチャーの保管方法と期間は?ドキュメントを電子形式で保管できますか?それをチェックしよう!

KPiRのエントリの基礎となる会計文書は何ですか?

収入と費用の帳簿を保持する規則と、納税義務の決定を可能にする証拠を構成するために満たされるべき条件は、収入と費用の税の帳簿を保持することに関する規則に定められています。この規則は、どのタイプの証拠が税務台帳への記入の基礎となる可能性があるかを明確に指定しています。

§11条項収入と支出の税務台帳の保持に関する2019年12月23日の財務大臣の規則の3

「本のエントリの基礎は、次のような会計バウチャーです。

  1. 別の規則に従って発行された請求書、VAT RR請求書、請求書、および通関書類(以下「請求書」と呼びます)、または

  2. アートに基づく税控除可能な費用の削減または収入の増加を指定する文書。所得税法の22p、少なくとも以下を含む:

    1. 書類の発行日および税控除の対象となる費用の削減または収入の増加が行われた月、

    2. 請求書の表示、および請求書を発行する義務がなかった場合は、費用を税控除可能な費用として含めるための基礎を構成する契約書またはその他の文書の表示、

    3. 納税者が税控除の対象となる費用を削減したり、収入を増やしたりする金額の表示、

    4. 文書を作成する人の署名、または

  3. §12および§13に記載されているその他の証拠は、商取引が実際のコースに従って実行され、少なくとも以下を含むという事実を確認します。

    1. 発行者の信頼できる識別または証明が関連する事業運営に参加している当事者(名前と住所)の表示、

    2. 証明の発行日および証明が関連する経済活動の日付または期間。ただし、経済取引の日付が証明の発行日に対応する場合は、単一の日付を示すだけで十分です。

    3. 経済活動の目的とその価値、およびその定量化(活動の目的が自然単位で測定可能である場合)、

    4. 事業運営を適切に文書化する権限を与えられた人の署名-番号でマークされているか、そうでなければ、それに基づいて作成された証明と会計エントリの間にリンクを作成できるようにします。

収入と支出の税務台帳の保持に関する財務大臣規則の§12に従い、会計上の証拠には次のものも含まれます。
  1. 集合的なエントリで投稿するために準備された証拠の毎日のステートメント(販売請求書)。

  2. 納税者の請負業者から受け取った、または請負業者に提供された、外国または自身のIDに起因する、商取引のエントリを修正するために作成された会計メモ。

  3. シフトの証拠;

  4. 郵便料金と銀行手数料の証明。

  5. 支払い帳に基づいて作成されたものを含むその他の料金の証明、および§11セクションで参照されているデータを含む文書3ポイント3。

これは、法律によって厳密に定義された文書のみがKPiRの会計の基礎を構成できることを意味します。

例1。

トマシュ氏は自然人から商品を購入し、銀行振込で支払いました。銀行取引明細書は、KPiRにコストを含めるのに十分な文書ですか?
いいえ、費用は適切に文書化されていないため、その購入は会計台帳に計上できません。

原則として、銀行取引明細書は§11サブパラの要件を満たしていません。 3点3 cおよびdは、経済活動の主題、その価値、自然単位での定量化を指定しておらず、経済活動を適切に文書化する権限を与えられた人物の署名がないため、会計文書とは見なされません。 。

例2。
起業家Marcinは、売買契約に基づいて個人から商品を購入しました。彼はそれを企業経費に含めることができますか?
はい、納税者は購入を確認する文書(売買契約)を持っているので、購入した商品は列10に含める必要があります。KPiR-商品および材料の購入。 売買契約は、VATを控除できる根拠となる文書ではありません。

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KPiRを実行するための最も重要な原則は何ですか?

原則として、歳入・経費元帳は、各課税年度の1月1日または課税年度中の営業開始日に想定されます。

例3。

納税者は2021年6月6日に営業を開始しました。したがって、2021年のKPiRは、運用開始日、つまり2021年6月6日に確立されます。最初のエントリは初期在庫になります。

この本は紙と電子の両方の形式で保管できることを覚えておく価値があります。紙の本を保管するときは、そのすべてのページをホチキス止め(ペット)し、連続して番号を付ける必要があります。

本を電子形式で保管する場合:

  • エントリのコンテンツへのアクセスを提供し、ブックモデルに従ってすべてのデータを時系列で印刷できるようにするコンピュータプログラムを使用します(例:wFirma.pl)。

  • 破壊や歪みからデータを保護する方法でデータを保存します。

  • それを実行するためのコンピュータプログラムの詳細なマニュアルを書面で定義します。

原則として、KPiRを印刷する義務はありません。電子書籍を保管する場合は、会計バウチャーを電子ファイルに保存して、コンピューターのディスクに保存することをお勧めします。 会計書類はポーランド語と通貨で入力する必要があります。本を公正かつ欠陥のない方法で保管することに特に注意を払う必要があります。これは、確立されたモデルと本のモデルへの説明に従って、本が規則の規定に従って保管されるべきであることを意味します。

例4。

マリオラ夫人はインターネットで商品を購入しました。送料は請求書に別途記載されています。マリオラ夫人は請求書を投稿しました:

  • col。10.KPiR-購入した商品の価値での商品および材料の購入。

  • col。13.KPiR-送料の価値におけるその他の費用。

その本は欠陥があると見なすことができますか?

はい。貿易品や資材の購入に関連する副次的費用は、KPiRの11列目-購入副次的費用に計上されているためです。

例5。

ヨゼフ氏は、建物の賃貸料の請求書を入力するのを忘れていました。彼は忘れた費用の請求書を投稿する必要がありますか?

いいえ、起業家は、商品や材料の購入に関連するものを除いて、費用の請求書を投稿する必要はありません。

例6。

アニア夫人は裁縫室を経営しています。 4月に、彼女は2月に購入した材料の購入の請求書を見つけました。この場合、アニア夫人は商品の受領日の費用に請求書を含める義務があります。それは§16秒から直接生じます。収入と支出の税務台帳の保管に関する規則の1。これによれば、基本的な材料と商品の購入は、受領後すぐに、遅くとも倉庫への転送、処理、または販売の前に帳簿に入力されます。 請求書を予約しない場合の結果については、次の記事で説明されています。請求書を転記しないとどうなりますか? さらに、次の場合、本は信頼できないと見なされます。

  • 実際には発生しなかったイベントに関するエントリが含まれています。

  • 実際の金額以外の金額が含まれます。

  • 実際に発生したイベントに関するエントリは含まれていません。

重要なのは、不正は税務違反として扱われ、欠陥は税務違反として扱われることです。税務当局がその本の信頼性が低い、または欠陥があると判断した場合、納税者は追加料金と罰金の対象となる可能性があります。

請求書以外の方法で文書化された販売の場合、1日の終わりに発行された内部IDに基づいて総収益を入力する必要があります。1つの金額は特定の日のこれらの収益の金額を示します。販売記録またはレジを使用した記録が保持されていない限り。この状況では、収益を転記するための基礎は現金レポートです。

会計バウチャーはどこでどのくらいの期間保管する必要がありますか?

原則として、KPiRは会社の本社または事業所に保管する必要があります。会計事務所のサービスを利用する場合は、本と会計バウチャーは、本が保管または保管されている場所に保管する必要があります。会計事務所による決済の事実は、CEIDG申請書(項目20および21)で報告する必要があります。

帳簿および会計書類は、本書に基づいて確定した所得税の納付期日が満了した暦年の末日から起算して5年間保管する必要があります。

例7。
2021年、エイドリアン氏は会計書類をアーカイブすることを決定しました。会計書類は過去5年間保管する必要があるため、起業家は早くても2015年の書類をアーカイブすることができます。 KPiRの保管に関係なく、紙または電子形式であるかどうかにかかわらず、会計バウチャーは損傷から保護する方法で保管する必要があります。 要約すると、次のルールは、会社のドキュメントを整理するのに確実に役立ちます。

  1. 会計帳簿(収入と支出の帳簿、収益記録)、会計バウチャー、およびその他の会社の文書(領収書など)は、不正な変更や不正な配布、損傷、または破壊から保護する場合に適切に保管されます。

  2. 収入と支出の元帳は公平に保管する必要があります。これにより、実際の状態を継続的に完璧に反映し、検査時に簡単に確認できるようになります。帳簿には、実施された活動で収入を得ることに関連して発生した販売と費用に関するエントリが含まれている必要があります。収入額を入力しない、または間違って入力することに関連するエラーの許容限度は、特定の課税年度の帳簿に示されている収入の0.5%です。

  3. ドキュメントを分離することは価値があります-印刷後、時系列に並べ、KPiRからの番号付けに従って番号を付けます。ドキュメントが大量にある場合は、フォルダに分割する価値があります。たとえば、月ごとに分けてください。

  4. KPiRの場合、会計書類の保管期間は、納税申告書を提出した年末から5年という制限の瞬間で終了します。請求書は「領収書」バージョン(ガソリンスタンドなど)でコピーすることが重要です。請求書はすぐに消えてしまい、5年後には内容を読むのが確実に難しくなるからです。

  5. 今日の文書の電子保存は、事業活動に関連する記録を保持することをより簡単にします。今日、私たちは私たちのためにすべてを行う幅広いコンピュータプログラムから選択することができます。ただし、この形式のアカウンティングを選択するときは、データのセキュリティと耐久性を確保することを忘れないでください。

  6. 文書を保管する場所は、事業所または企業の所在地として示されている場所に恒久的に配置する必要があります。会社を登録するとき、またはCEIDG-1フォームでデータを変更するときに指定します。

  7. 起業家は、会計書類の不適切な保管の結果を負います!文書の適切なアーカイブに関連する義務に従わない場合、罰則および財政的責任が発生する可能性があります。

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